Najšibkejši člen poslovanja so običajno splošni pogoji poslovanja.
Edini, ki profitira v sporih zaradi slabo napisanih splošnih pogojev sta odvetnika, ki vam in vašemu sopogodbeniku v sporu svetujeta. Zato tudi tukaj velja načelo “preventiva pred kurativo”.
Splošni pogoji poslovanja pisno določajo in s tem časovno in vsebinsko racionalizirajo vaš način poslovanja. Pomenijo pogodbo o sodelovanju med vami in vašimi strankami, najsi bodo to pravne osebe (B2B) ali potrošniki (B2C).
Splošni pogoji poslovanja naredijo vaše poslovanje transparentno in zaupanja vredno. Vaši stranki oziroma poslovnemu partnerju je od vsega začetka jasno, kakšne so njene pravice in obveznosti (ker ob sklepanju pogodb vedno vsak gleda zase, ob sporu pa za nasprotno stranko), sebi pa prihranite veliko časa in energije, saj vam ni potrebno svojega načina poslovanja vedno znova pojasnjevati.
Morda najboljše pa je, da lahko z dobro sestavljenimi splošnimi pogoji poslovanja bistveno znižate oziroma omejite tveganja, s katerimi se soočate v okviru svojega poslovanja.
Kadar me moje stranke vprašajo, kaj naj vključijo v svoje pogoje poslovanja, običajno odgovorim, da vsaj naslednja določila:
- Kdaj se pogodba šteje za sklenjeno – naj vas navidezna enostavnost tega vprašanja (in v bistvu vseh naslednjih) ne zavede. Pravniki o tem vprašanju pišejo knjige, posvečeni so mu semestri na pravnih fakultetah, najbolj zagrizeni pa celo doktorirajo na to temo.
- Rok in pogoji za plačilo in dobavo blaga – kdaj začne teči rok za plačilo, je ena najpogostejših dilem, če to vprašanje ni pogodbeno urejeno (ali začne teči po dobavi in izdaji računa, ali že takoj po dobavi blaga?). Tukaj bom zelo predrzno izpostavila celo, da z vidika strogo pogodbenega prava za nastanek obveznosti plačila ni potrebno izdati računa, ampak ta obveznost nastane, ko nasprotna stranka izpolni svojo obveznost (dobavi blago). Z davčnega vidika je izdaja računa seveda obvezna.
- Vprašanje odgovornost: zavedati se morate, da pri poslovanju brez ustrezne izključitve odgovornosti, prevzemate odgovornost za vso neposredno in posredno materialno in celo nematerialno škodo, ki jo povzročite. Svoje odgovornosti ne morete v celoti izključiti, v splošnih pogojih poslovanja pa lahko izključite svojo odgovornost za majhno malomarnost ter za posamezna tveganja. Omejite lahko tudi višino odškodnine, ki bi jo npr. bili dolžni plačati.
- Morebiten pridržek lastninske pravice – pri nekaterih poslih velja razmisliti o tem, kdaj preide lastninska pravica s prodajalca na kupca (npr. prodajalec zadrži lastninsko pravico na blagu do plačila kupnine).
- Morebiten prenos avtorskih pravic in drugih pravic intelektualne lastnine.
- Kakšna pravila veljajo v primeru višje sile ali bistveno spremenjenih okoliščinah.
- Relevantno pravo in sodišče (ali arbitražo) – zlasti, če poslujete mednarodno, kar počne večina slovenskih podjetij (izvozniki blaga in storitev).
Ta seznam nikakor ni izčrpen in tudi ne neposredno uporabljiv. V splošne pogoje poslovanja lahko vključite vse, kar ni prepovedano. V B2B poslovanju so predpisi praviloma mehkejši v smislu, da lahko v večji meri na račun sopogodbenika omejujete svoje obveznosti in širite svoje pravice, medtem ko ste pri poslovanju s potrošniki (B2C) strogo omejeni s predpisi o varstvu potrošnikov. Vedno morate upoštevati tudi posebne predpise s svojega področja poslovanja (npr. spletna prodaja, potovalne agencije…).
Ko sestavljate splošne pogoje poslovanja, bodite natančni in izhajajte iz svoje ustaljene prakse. Lahko si pomagate z vzorci svojih konkurentov ali posredovanih s strani stanovskih združenj, vendar bodite pri uporabi tovrstnih vzorcev kritični. V vsej svoji karieri še nisem naletela na vzorec, ki bi bil neposredno uporabljiv. Kdor zatrjuje drugače, blefira.
Osebno svojim strankam svetujem, naj si vzamejo nekaj ur časa in gredo skozi vse faze njihovega poslovanja s strankami – od sprejemanja povpraševanj, pripravljanja ponudb, sprejemanja naročil, plačila, morebitnih odstopov od naročil, do prevzetih tveganj in izključitev odgovornosti, reševanja reklamacij in pristojnega prava in sodišča. Pri tem razmišljajte, kako ravnate v teh situacijah in zapišite. To je namreč vaše poslovanje.
Splošne pogoje morate objaviti na običajen način ter jih redno posodabljati, paziti pa morate tudi, da se vaš sopogodbenik v času sklepanja pogodbe z njimi seznani in se zaveda, da so sestavni del sklenjene pogodbe.
Kaj pa, ko poslujete s pravno osebo, ki ima ravno tako svoje splošne pogoje? To je zelo pogosto. In običajno se splošni pogoji med seboj izključujejo. Sopogodbeniki (čeprav imajo pravne svetovalce) se s situacijo praviloma soočajo tako, da se delajo, da drugih splošnih pogojev ni. Takšna taktika se v primeru spora nikoli ne izkaže za učinkovito. Domača in tuja sodna praksa in teorija tovrsten položaj imenujejo »bitka splošnih pogojev« ali »battle of forms« in je vir nešteto pravnih pogledov, stališč in teorij. Zato svojim strankam priporočam, da se s splošnimi pogoji sopogodbenika soočijo že ob začetku poslovanja, ko se pogoji medsebojnega poslovanja šele definirajo in se takrat dogovorijo, čigavi splošni pogoji bodo veljali, ali pa bistvene točke poslovanja uredijo v posamezni pogodbi.
Ko sestavite osnutek svojih splošnih pogojev poslovanja, je najboljša odločitev, ki jo lahko sprejmete, ta, da jih posredujete v pregled izkušenemu pravnemu strokovnjaku.
Za sestavo in pregled splošnih pogojev poslovanja se naročite na posvet na info@aljafakin.si . Dovolite, da vam svetujem.