O pravnih podlagah sem že pisala tukaj.
V praksi najpogosteje pojasnjujem razliko med obdelavo osebnih podatkov na podlagi privolitve in obdelavo na podlagi pogodbe.
Z izrazom “privolitev” pavšalno označujem aktivno dejanje posameznika, s katerim veljavno (predpisani pogoji) potrjuje, da je seznanjen in da razume za kaj (namen!) bom uporabljala njegove določene osebne podatke ter se s tem strinja (ne boste verjeli, ampak to je zelo na kratko in zelo na hitro o tem, kaj privolitev je 😉 ).
Z izrazom “pogodba” pa pavšalno označujem vse aktivnosti, od pogajanj za sklenitev naprej, ki so potrebne, da dva subjekta skleneta pogodbo, ki jo želita. V praksi se je uveljavil generični izraz “pogodba”, vendar za razliko od “privolitve” pri podlagi “pogodba” ne gre za neko “otipljivo” dejanje, ampak za skupek aktivnosti, ki jih sopogodbeniki izvajajo, da bodo lahko sklenili pogodbo. Ta pogodba tudi ni “pogodba o obdelovanju osebnih podatkov” (to skleneta upravljavec in obdelovalec, o njej pa kdaj drugič), ampak npr. “pogodba o poslovnem sodelovanju”. Slednje ne moremo veljavno skleniti, če, recimo, ne poznamo imena in priimka obeh sopogodbenikov.
Obe pravni podlagi temeljita na svobodni odločitvi posameznika, da vam kot upravljavcu ali obdelovalcu njegovih osebnih podatkov dovoli obdelavo teh podatkov, zato so upravljavci (ali obdelovalci) zmedeni, ko opozorim, da podlaga za obdelavo osebnih podatkov za npr. sestavo predračuna, ni “privolitev”, ampak “pogodba”, čeprav je v trenutku sestavljanja predračuna razlika med njima morda res najmanjša možna. Ampak, gledati morate dolgoročno, ne kratkoročno.
Največje razlike med obema pravnima podlagama za obdelavo osebnih podatkov posameznika se namreč pokažejo kasneje, ko je razmerje že vzpostavljeno, posameznik pa nenadoma umakne svojo privolitev oziroma odstopi od pogodbe.
Privolitev lahko posameznik kadarkoli umakne brez pojasnjevanja in enako enostavno, kot jo je dal, od pogodbe (ali celo od pogajanj) pa ni tako enostavno odstopiti in je odstop pogosto pogojen oziroma vezan na določene obveznosti odstopajočega pogodbenika.
Bistvena razlika med obema podlagama za obdelavo osebnih podatkov pa je, da upravljavec v primeru, da posameznik odstopi od pogodbe, zanj ne bo več mogel opravljati določenih storitev ali aktivnosti in v tem smislu lahko posameznika zadenejo določene negativne posledice.
Če sem bolj konkretna: vzemimo primer, da me želite pooblastiti, da vas zastopam v sporu pred sodiščem. Tovrstno zastopanje strank je moja storitev in za to potrebujem od stranke določene osebne podatke, npr. njeno ime in priimek. Njeno ime in priimek bom uporabljala (obdelovala) na podlagi sklenjene mandatne pogodbe (pooblastila).
V kolikor mi teh podatkov stranka ne dovoli obdelovati, potem ne morem sprejeti njenega pooblastila in je ne bom mogla zastopati pred sodiščem. Stranka mi lahko ponuja cel kup drugih svojih podatkov, npr. njen e-naslov ali telefonsko številko, ki sta ravno tako osebna podatka, ki sta njej lastna, vendar za sklenitev mandatnega razmerja potrebujem njeno ime in priimek. V kolikor mi tega ne razkrije, kot že rečeno, zanjo ne bom opravila storitve zastopanja.
Po drugi strani pa mi svoj e-naslov in telefonsko številko (ali samo eno ali drugo) lahko posreduje na podlagi privolitve. Teh podatkov tudi nisem upravičena zahtevati iz naslova sklenjenega pogodbenega razmerja z njo, lahko pa ji povem, da jo bom sicer zastopala, vendar bo najina komunikacija nekoliko otežena, če ne bom imela npr. njene telefonske številke. Moja storitev zastopanja tudi ne bo ogrožena, če bo stranka nekega dne umaknila privolitev, da hranim in uporabljam njeno telefonsko številko, le dinamika najine komunikacije se bo spremenila.
Če moja zgornja razlaga ni dovolj nazorna, naj pojasnim še takole: ko morate določiti pravno podlago za obdelovanje posameznikovih osebnih podatkov, se vprašajte, ali je za vas sprejemljivo, da posameznik nenadoma umakne privolitev za obdelavo in boste vi brez težav v istem trenutku prenehali uporabljati dane osebne podatke.
V primeru, ko posamezniku pošiljate tedenske novičke, umik privolitve ne bo težava. Morda vas bo malo zabolelo, da nekomu niste dovolj zanimivi, ampak na vaše poslovanje to ne bo imelo večjega oziroma bistvenega vpliva. Njegov naslov boste izbrisali iz adreme in novičke nemoteno pošiljali ostalim, odnos s tem posameznikom pa se bo na tej točki zaključil.
Drugače pa bo, ko boste z nekom sklenili pogodbo o prodaji blaga. V navedeni pogodbi boste opredelili ime in priimek vaše stranke (kupca), naslov za dostavo ter morda njegovo davčno številko. V kolikor vam sopogodbenik odreče uporabo kateregakoli od teh podatkov, vi kot prodajalec ne boste mogli veljavno izpolniti pogodbe o prodaji blaga. Obdelave osebnih podatkov kupca torej ne boste vezali na njegovo privolitev, ki jo lahko kadarkoli umakne, ampak je podlaga za obdelavo kupčevih osebnih podatkov pogodba o prodaji blaga. V kolikor kupec odstopi od te pogodbe, ga bodo doletele določene posledice oziroma mora svoj odstop pravočasno in pravilno sporočiti. In šele ko bo odstop od pogodbe pravilno uveljavljen in bo pogodbeno razmerje končano, bo ta posameznik lahko zahteval, da prenehate obdelovati njegove osebne podatke.
Če želite še več primerov ali izvedeti več o varstvu osebnih podatkov, redno spremljajte moje objave, če pa si želite prilagojen pravni nasvet in to takoj, pa se naročite na posvet na info@aljafakin.si.
Dovolite, da vam svetujem.