Skip to content Skip to footer

Kaj zgodi z delavčevimi osebnimi podatki po prenehanju delovnega razmerja?

Na eni mojih delavnic so me zaposleni vprašali, ali lahko delodajalec od njih zahteva, da se fotografirajo s predsednikom republike, ki je obiskal njihovo podjetje.

Moj odgovor jih je presenetil. Nekateri so bili celo zgroženi.

Da. Delodajalec lahko od delavcev zahteva, da se ob protokolarnem obisku predsednika republike fotografirajo z njim na skupinski fotografiji in to fotografijo objavi. Ne glede na privolitev ali ne-privolitev delavca.

Privolitev v obdelavo osebnih podatkov v okviru delovnega razmerja pride v poštev zelo redko. Zato so določila v pogodbah o zaposlitvi, da delavec dovoljuje obdelavo svojih osebnih podatkov za potrebe delovnega razmerja, povsem odveč. Celo škodljive, ker ustvarjajo zmedo. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov delavca je zakon, morda pogodba o zaposlitvi, zelo redko pa privolitev.

Ravno zato, ker je podlaga za obdelavo delavčevih osebnih podatkov zakon, se večina osebnih podatkov delavca po prenehanju njegovega delovnega razmerja pri delodajalcu, hrani trajno (arhivska dokumentacija). Osebne podatke, za katere je s prenehanjem pogodbe o zaposlitvi odpadla podlaga za njihovo obdelavo, pa mora delodajalec vrniti delavcu, jih uničiti oz. anonimizirati, ali s tehničnimi sredstvi narediti praktično nedostopne.

Kaj to pomeni v praksi? (seznam ni izčrpen)

1. Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja počistiti personalno (kadrovsko) mapo delavca – arhivska dokumentacija se mora shraniti ločeno od aktivnih personalnih map, dokumentacija, ki ni arhivska in tudi ni nobene druge podlage za njeno hrambo (npr. rezultati raznih psiholoških testiranj, morebitna zdravstvena dokumentacija, ki že v štartu ni bila za delodajalca (pa jo delavci sami prinesejo), kopije bančnih kartic, osebnih dokumentov (če je sploh kdaj obstajala podlaga za hrambo le-teh)…) se uniči oz. vrne delavcu.

POZOR: če je podlaga za hrambo določenih osebnih podatkov (npr. ne-službene fotografije) privolitev, samo prenehanje delovnega razmerja ne pomeni nujno preklica privolitve. Zato delodajalcu, če delavec tega ne zahteva, ni potrebno manično uničevat vseh fotografij nekdanjega delavca.

Objave na družbenih omrežjih (vključno s fotografijami in videi): če jih je delavec objavljal v svoji službeni funkciji, čeravno pod svojim imenom, so praviloma “last” delodajalca in delavec ne more zahtevati izbrisa teh objav po prenehanju delovnega razmerja, češ da so to njegovi osebni podatki. Na nek način so res (podoba delavca), vendar so nastali v neki službeni funkciji in na izbris teh sledi delavec praviloma ne more vplivati.

2. Dostop do elektronskega poštnega predala delavca, če se je ta predal glasil na dotičnega delavca, mora delodajalec blokirati. Razen v zelo izjemnih okoliščinah in še to po predhodno določenem protokolu, delodajalec ne sme dostopati do poštnega predala nekdanjega delavca (niti v času trajanja delovnega razmerja). Delodajalec mora pred prenehanjem ali ob prenehanju delovnega razmerja poskrbeti, da se ustrezno zavaruje in shrani službena korespondenca.

3. Delodajalec mora delavcu omogočiti, da z naprav, ki jih je uporabljal v službene namene, izbriše oz. ustrezno zaščiti svoje osebne podatke.

4. Gesla, certifikati, telefonska številka ipd.: zasebnih gesel delavec ni dolžan razkrivati delodajalcu, delodajalec pa ne zahtevati. Zasebna telefonska številka, ki jo je delavec uporabljal v službene namene, praviloma ostane delavcu.

Področje varstva osebnih podatkov se marsikomu zdi zapleteno in ne-življenjsko. Po mojih izkušnjah sodeč zato, ker se tega področja delodajalci praviloma lotevajo parcialno in šele, ko postane zanje pereče.

Delavci so vedno bolj ozaveščeni o svojih pravicah, zato so vse glasnejši. Obenem pa se ne zavedajo (oz. jih, razumljivo, namenoma ne izpostavljajo) svojih obveznosti in tudi omejitev pri uresničevanju njihovih pravic. Pravice delavcev tudi na področju varstva osebnih podatkov niso absolutne in ne vselej sploh podane.

Žal pa so delodajalci tisti, ki o tej tematiki niso dovolj, predvsem pa ne pravilno, poučeni, zato ne znajo primerno reagirati na zahteve delavcev in si pogosto prav zaradi lastne nevednosti škodijo.

Če potrebujete nasvet pri ureditvi področja varstva osebnih podatkov, mi pišite na info@aljafakin.si. Dovolite, da vam svetujem.

*Ta prispevek je v celoti pravni namig, nikakor in v nobenem delu ne nasvet, zato morda ni neposredno uporabljiv v vaši situaciji, čeravno se vam zdi, da je smiselno enaka.