Pri tovrstnih dilemah se pri meni najbolj obnese sistematični pristop:
Najprej moramo opredeliti, kdo je naša potencialna stranka: fizična oseba – potrošnik (B2C) ali fizična oseba – zaposleni v podjetju (B2B)?
Zavedati se moramo, da so kontaktne informacije (recimo GSM številka ali e-naslov) obeh (torej potrošnika in delavca) osebna podatka.
Zelo pomembno je tudi, od kod smo dobili te kontaktne podatke – to, da se baz kontaktov ne kupuje in ne prodaja, menim, da je že splošno znano. Ampak posebna previdnost velja tudi pri “uvozu” kontakta iz zasebnega imenika in uporaba tega kontakta v lastne poslovne namene. Zasebnih kontaktov ne smete uporabljati v poslovne namene brez izrecne privolitve posameznika. In obratno.
Kadar vam potencialna stranka, ki je fizična oseba – potrošnik (B2C), preko kontaktnega obrazca na vaši spletni strani pošlje povpraševanje, lahko na to povpraševanje odgovorite in uporabite elektronski naslov tega posameznika, ker GDPR dovoljuje obdelavo osebnih podatkov za aktivnosti, potrebne za sklenitev pogodbe (v tem primeru npr. pogodbe o nakupu vaših izdelkov/storitev). Od te osebe ne potrebujete posebne privolitve, kot podlage za uporabo njenega e-naslova. Isti osebi lahko na isti e-naslov odslej tudi pošiljate ponudbe za podobno blago ali storitve kot tisto, za katero je poslala povpraševanje. Dokler vam ne sporoči, da tega ne želi.
Delodajalec lahko posreduje kontakt svojega zaposlenega drugemu podjetju za namene nadaljnje komunikacije (B2B), ki je v povezana z delom, ki ga zaposleni opravlja. Delodajalec v tem primeru ne potrebuje privolitve tega zaposlenega. Podlago za posredovanje njegovega kontakta ima v zakonu, ki ureja delovna razmerja.
Včasih se zgodi, da kot podjetnik pridobite kontakt posameznika, ki je zaposlen pri podjetju, s katerim želite vzpostaviti poslovno komunikacijo. Tudi v tem primeru lahko uporabite kontakt tega zaposlenega brez njegovega izrecnega privoljenja, če je npr. njegov kontakt objavljen na spletni strani, ali vam ga je recimo posredoval njegov sodelavec. Bodite pozorni, da je komunikacija, ki jo vzpostavite, v zvezi z delom, ki ga ta posameznik opravlja. Njegova posebna privolitev, da mu lahko pošljete e-sporočilo, ni potrebna.
Če pa bi kontakt tega zaposlenega želeli uporabiti za kakšen drug namen, recimo za mreženje tega posameznika s tretjo osebo, pa morate v vsakem posameznem primeru presoditi, ali bi ta oseba lahko razumno pričakovala, da boste vi zanj igrali “match-makerja”. Osebno menim, da bi v takšnem primeru morali najprej povprašati posameznika za privolitev, da njegov kontakt posredujete tretji osebi.
Izročitev vizitke pomeni strinjanje z nadaljnjo komunikacijo, ki se je vzpostavila ob predaji vizitke.
Vedno pa upoštevajte, če vam posameznik, na katerega ste naslovili komunikacijo, sporoči, da ne želi, da ostajate v stiku. Pri tem ni pomembno, ali gre za B2C ali B2B razmerje.